Notice Archive Act

নীতির উদ্দেশ্য:

জেসসোলের মধ্যে আনুষ্ঠানিক নোটিশ ইস্যু করার জন্য একটি পরিষ্কার এবং পদ্ধতিগত প্রক্রিয়া প্রতিষ্ঠা করা।

1. নোটিশ প্রস্তুতি এবং অনুমোদন:

• নোটিশ টেমপ্লেট ব্যবহার: কর্মচারীদের নোটিশ প্রস্তুতির জন্য পূর্ব নির্ধারিত একটি নোটিশ টেমপ্লেট ব্যবহার করতে হবে।

• নোটিশ নম্বর: প্রতিটি নোটিশে সিরিয়াল ভিত্তিক সংখ্যা সিস্টেম অনুযায়ী একটি নোটিশ নম্বর থাকতে হবে। নোটিশ নম্বরটি হবে বিগত নোটিশ নম্বর এর পরবর্তী নম্বর টি। 

• লিখার তারিখ: নোটিশটি যে তারিখে প্রস্তুত করা হয়েছিল সেট স্পষ্টভাবে নোটিশে উল্লেখ করতে হবে।

•  স্বাক্ষরের প্রয়োজনীয়তা: নোটিশটিকে সত্যায়িত করার জন্য যে কর্মচারী নোটিশটি লিখছে নতাকে নোটিশটিতে স্বাক্ষর করতে হবে।

• কর্তৃপক্ষের অনুমোদন: সংশ্লিষ্ট অনুমোদনকারী কর্তৃপক্ষের কাছে নোটিশটি অনুমোদনের জন্য জমা দিতে হবে।

• অনুমোদনকারী কর্তৃপক্ষের স্বাক্ষর: নোটিশটি অনুমোদিত হলে, অনুমোদনকারী কর্তৃপক্ষকে নোটিশটিতে স্বাক্ষর করতে হবে।

2. ওয়েবসাইটের মাধ্যমে অনলাইনে জমা দেওয়া:

• গুগল ফর্মে জমা দেওয়া: নোটিশটি সম্পন্ন করার পর, কর্মচারীকে নির্ধারিত ওয়েবসাইটে (people.jssol.org) যেতে হবে যেখানে জমা দেওয়ার জন্য একটি গুগল ফর্ম দেওয়া আছে। নোটিশ টিকে দাপ্তরিক (অফিসিয়াল) ভাবে ব্যবহার করতে হলে আগে গুগল ফর্মটি পূরণ করতে হবে। 

• ফর্মের বিস্তারিত: কর্মচারীদের গুগল ফর্মটি নিম্নলিখিত তথ্য দিয়ে পূরণ করতে হবে:

• নোটিশ নম্বর: নোটিশের জন্য নির্ধারিত অনন্য (ইউনিক) সংখ্যা।

• নোটিশের শিরোনাম: নোটিশে যে শিরোনাম ব্যাবহার করা হয়েছে।

• বিভাগের নাম: নোটিশটি যে বিভাগের সাথে সম্পর্কিত সেই বিভাগের নাম।

• অনুমোদনকারী কর্তৃপক্ষের নাম: যে ব্যক্তিটি নোটিশটি অনুমোদন করেছেন তার নাম।

• স্বাক্ষরকারীর বিস্তারিত: অনুমোদনকারী কর্তৃপক্ষের পাশাপাশি যে ব্যাক্তি/ব্যক্তিবর্গ নোটিশটিতে স্বাক্ষর করেছেন তার/তাদের নাম, পদবি, এবং সে/তারা যেই বিভাগের অংশ সেই বিভাগের নাম।